小小報(bào)銷單，冗長的業(yè)務(wù)流程

對于很多財(cái)務(wù)工作者來說，工作中總免不了處理大大小小的報(bào)銷單據(jù)。一張小小報(bào)銷單，背后往往承載著煩冗的工作量：發(fā)票真?zhèn)伪鎰e、信息審核錄入、費(fèi)用類型匹配及對賬等。

作為中國石油的一位財(cái)務(wù)工作者，王佳(化名)也不例外。在處理單位的差旅費(fèi)用時(shí)，她遇到了各式各樣的問題，比如：員工住宿費(fèi)用超標(biāo)，不合規(guī)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生;每天處理大量報(bào)銷單，時(shí)間碎片化，無法聚焦其它工作;報(bào)銷流程繁瑣，到賬時(shí)間長，員工抱怨諸多;此外，集團(tuán)在采購酒店、機(jī)票等資源時(shí)過于分散，協(xié)議價(jià)低，成本浪費(fèi)嚴(yán)重……

擁抱數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)自身高質(zhì)量發(fā)展

隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮襲來，大型國有企業(yè)紛紛邁開轉(zhuǎn)型步伐，希望通過提質(zhì)增效，實(shí)現(xiàn)自身高質(zhì)量發(fā)展。黨的十八大以來，隨著中央“八項(xiàng)規(guī)定”等內(nèi)容的陸續(xù)出臺，改進(jìn)工作作風(fēng)，加強(qiáng)和規(guī)范國有企業(yè)合規(guī)管理變得刻不容緩。而差旅費(fèi)用作為企業(yè)重要的可控成本，更加不容忽視。

作為一個(gè)擁有100w以上員工的大型企業(yè)，中國石油每年的差旅費(fèi)用支出龐大。為落實(shí)中央“八項(xiàng)規(guī)定”，加強(qiáng)對企業(yè)集團(tuán)商旅業(yè)務(wù)的管控，助力集團(tuán)公司數(shù)字化轉(zhuǎn)型，中國石油聚焦自身商旅管理需求，開啟了數(shù)字化自主探索之路。

打造石油商旅平臺，構(gòu)建全場景、全流程、全數(shù)據(jù)的商旅管理體系

在中國石油商旅業(yè)務(wù)中，如何保障流程合規(guī)管控、數(shù)據(jù)安全保密、業(yè)務(wù)提質(zhì)增效和員工體驗(yàn)提升是至關(guān)重要的四個(gè)方面。為解決這四個(gè)方面的訴求，客戶基于華為咨詢、方案搭建了信息系統(tǒng)，華為慧通展開一系列具體實(shí)踐并已得到過驗(yàn)證。經(jīng)過精心研究與開發(fā)，2018年底石油商旅平臺正式上線。它由中國石油所屬單位—共享運(yùn)營公司及華油集團(tuán)聯(lián)合建設(shè)，通過整合內(nèi)部資源，打造出的全場景、全流程、全數(shù)據(jù)的差旅管理體系。

通過引入華為數(shù)字化差旅解決方案，中國石油搭建起了一套專屬的商旅管理體系，主要體現(xiàn)在三大領(lǐng)域：

首先，搭建了與共享服務(wù)平臺一體化的石油商旅平臺。員工不僅可以通過APP輕松完成出差申請、出行預(yù)訂、事后報(bào)銷等出差行為，還可感受到實(shí)時(shí)審批、智能行程推薦、智能入離店等溫馨化服務(wù)，體驗(yàn)感大大提升。此外，平臺的誕生讓原本處于線下的商旅業(yè)務(wù)向全流程線上轉(zhuǎn)變，不僅解放了人力，也提升了員工的工作效率。

其次，賦能石油商旅搭建專屬的資源體系。石油商旅搭建起了自身的酒店體系，并制定了一整套酒店管理系統(tǒng)及規(guī)范。在機(jī)票領(lǐng)域，通過新技術(shù)加持，幫助其實(shí)現(xiàn)機(jī)票自動出票等功能，大大提升了運(yùn)營效率。截止到2021年，在國內(nèi)機(jī)票領(lǐng)域，石油商旅已跟26家主流航司簽署了大客戶協(xié)議價(jià)，線上機(jī)票訂單可實(shí)現(xiàn)5秒內(nèi)出票;在國內(nèi)酒店領(lǐng)域，已同22家集團(tuán)酒店簽署協(xié)議，平臺目前可查詢酒店63萬家，可月結(jié)預(yù)訂酒店51萬家。通過一系列資源整合、集中采購，石油商旅極大提升了資源覆蓋率，大幅降低了采購成本。

此外，在輔助運(yùn)營上，華為也積極引入自身實(shí)踐，通過模式交互，促進(jìn)石油商旅運(yùn)營體系數(shù)字化提升。通過給關(guān)鍵崗位操作人員賦能培訓(xùn)及提供技術(shù)支撐，加強(qiáng)雙方交流，助力其從傳統(tǒng)的票務(wù)服務(wù)向數(shù)字化商旅轉(zhuǎn)型。在石油商旅后臺呼叫中心，有7×24小時(shí)專人受理差旅中的各類問題，保障員工出行順暢。在平臺推廣上，通過成立卓越項(xiàng)目計(jì)劃，協(xié)助開展各類營銷活動，以提升石油商旅平臺會員的注冊量、平臺登錄率及訂單轉(zhuǎn)換率。

逐漸消失的報(bào)銷單，財(cái)務(wù)人員數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路

對于王佳來說，這種改變是個(gè)逐步轉(zhuǎn)換的過程，新平臺的上線讓傳統(tǒng)的工作流程逐漸切換成新模式。靈活、多元的差標(biāo)管控體系，從集團(tuán)貫徹到了各下級單位中。員工出行前，在預(yù)訂機(jī)票酒店時(shí)，系統(tǒng)會自動關(guān)聯(lián)共享出差申請單，預(yù)置差標(biāo)，合規(guī)問題得到有效保障。集出行審批—預(yù)訂—報(bào)銷為一體的石油商旅APP，通過全場景、全流程、全數(shù)據(jù)的一體化貼心服務(wù)，受到了員工的大力歡迎。僅差旅出行審批一項(xiàng)，時(shí)長降至3分鐘左右，工作效率顯著提升。

在整個(gè)報(bào)銷流程中，員工不再需要手寫報(bào)銷單、粘貼厚厚的票據(jù)，財(cái)務(wù)工作者們也不需要逐一去核對發(fā)票真?zhèn)?、錄入票?jù)信息、仔細(xì)對賬。數(shù)字化商旅的推行讓身處其中的人們有了切身體驗(yàn)，財(cái)務(wù)人員從繁冗的報(bào)銷工作中解放出來，出行人員也實(shí)現(xiàn)了拎包即行。

據(jù)統(tǒng)計(jì)，2021年1月至今，石油商旅平臺的投入使用為中國石油直接節(jié)省了8.4%的國內(nèi)機(jī)票支出、19.3%的國內(nèi)酒店支出，助力了業(yè)務(wù)的提質(zhì)增效。通過全流程自動化的推行，石油商旅的訂單全自動化率提升至91%，員工自助預(yù)訂率提升至93%，訂單復(fù)核工作量減少了90%，極大提升了員工的工作效率和出行體驗(yàn)。目前，中國石油下屬的100多家公司已全面上線石油商旅平臺，用戶數(shù)量突破百萬。

在未來，石油商旅仍將攜手華為，持續(xù)推進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新，強(qiáng)化應(yīng)用深度，提升精益管控成效，并通過拓寬服務(wù)的廣度，將數(shù)字化的管理模式拓展到集團(tuán)其它業(yè)務(wù)領(lǐng)域。數(shù)字化差旅作為數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要實(shí)踐成果之一，內(nèi)涵也將不斷豐富。在“以客戶為中心”理念的引導(dǎo)下，華為將持續(xù)聯(lián)合石油商旅，推進(jìn)企業(yè)商旅數(shù)字化轉(zhuǎn)型，進(jìn)而助力中國石油集團(tuán)高質(zhì)量發(fā)展。