中國能源網訊    中國石油化工股份有限公司北京化工研究院（以下簡稱“北化院”）作為中國石化股份有限公司的直屬科研院，以卓越的科研能力為中國石化提供著強有力的技術支撐和保障。但就是這樣一個有著優秀的科研能力和眾多研發人才的單位卻曾經在檔案管理上遇到過難題。

紙質檔案的管理難題

北化院器材部承擔著全北化院科研物資采購和固定資產管理工作，其中合同管理一直是器材部的工作重點。近年來，隨著全院工作總量的不斷增大，器材部管理的各項采購合同數量也在逐年增加；小到辦公用品大到房屋改造，每年新增的合同數量達幾千份，這給合同管理工作帶來了四大難題：保護難、查找難、共享難、節約難。

保護難是因為查閱、審計等需求，院內工作人員需要頻繁查詢及借閱原始合同，這很容易造成合同丟失、丟頁、頁面污染等情況的發生。查找難的問題顯而易見，紙質合同查找起來非常不便，如果需要批量查找更是困難；更麻煩的是，查找出來的合同還要放回原來的位置，否則會給下 次查找造成更大的困難。紙質合同查找困難在每年的審計時問題表現尤其突出，亟需解決。共享難在于北化院其他部門如果需要查詢合同，需要到器材部，并由器材部工作人員協助查找，這種低效的重復勞動不利于部門間協同辦公，而且合同一旦被借走，別人也無法查閱，降低了工作效率。節約難則是因為紙質合同的分發依賴復印，一定程度上造成了紙張、耗材的浪費。

北化院器材部的負責人劉昌表示：“北京化工研究院不僅在科研上要貫徹落實科學發展觀，在自身建設和日常的管理中，也秉承著科學發展觀的理念。為此，全院各部門在各個方面都做了很多努力，解決合同管理方面的難題就是研究院器材部率先進行的一項改革，目的都是為了尋求先進的文件管理外包模式，實現將研究院建成一流現代化研究開發機構的目標。”

紙質文檔數字化外包服務解決四大難題

四大難題為北化院合同管理工作帶來了很多不便，引起了相關領導的極大重視。經過調研，北化院認識到，在當前的技術條件下，紙質檔案的數字化是解決難題的唯一辦法。但是北化院器材部如果自己進行這項工作，需要投入大量人力參與工作，投入資金購買專業的掃描儀、修圖軟件等，此外，數字化后的文件管理也需要專業的軟件支持。本著“節約、高效、少花錢、多辦事”的原則，經過多方的考察，中國本土上市公司立思辰的紙質文檔數字化外包服務進入了器材部領導的視線。

立思辰公司是中國文件管理外包服務市場的占據領先地位的企業，其所倡導的文件生命周期管理解決方案已經延伸到包括文件采集、分發、存儲、檢索、流轉、共享、輸出等在內的各環節，完全符合了北化院紙質檔案數字化管理的要求。

采用立思辰公司提供的專業的紙質文檔數字化加工外包服務給北化院帶來的是省錢、省力和省心。首先，用于紙質文檔掃描的軟硬件統一由立思辰公司配備，包括專業的生產型彩色掃描儀、電腦、修圖軟件等，掃描工作人員也統一由立思辰專業的數字加工團隊提供，北化院僅需按照實際掃描發生的頁數進行付費，這不僅避免了前期的設備采購投入，也對正常的辦公完全沒有影響，更不必為設備閑置而產生的折舊買單，為北化院節約了大量的開支，真正做到了“每分錢都花在刀刃上”。對于掃描現場的管理，立思辰還專門配備項目經理，負責掃描流程的管理、現場督導及進度調整等，北化院僅需提供掃描加工場所即可。

作為中國石化旗下的研究院，北化院方面特別注重合同內容保密工作。對此，立思辰公司副總裁馬黎陽表示：“除了具有文件管理外包的領先解決方案，立思辰還是業內唯一擁有國家保密局頒發的涉密資質證書的企業，具備保障客戶合同內容安全的專業資質，這也是北化院能夠放心選擇立思辰來提供合同數字化服務的一個重要因素。我們能為客戶提供更有安全保障的文件管理服務。”

進入數字管理新時代

立思辰公司為北化院部署了文件生命周期解決方案其中的專業管理軟件——立時飛訊文檔管理系統，使得所有紙質合同掃描后生成的電子合同能夠在立時飛訊文檔管理平臺上進行集中化統一管理。

現在在北化院，每個有權限的工作人員都可以隨時訪問立時飛訊，進行合同管理工作。查閱、審計某份合同，只需在立時飛訊的搜索引擎中輸入字段信息就能在幾秒鐘內定位合同，無需在部門間奔走，節約了時間和精力，能夠大大提高文件的利用效率，促進部門間的協作辦公。同時立時飛訊提供詳細的權限設置，包括導入、導出、搜索、打印、刪除、編輯等，可以確保每個人員在訪問合同時，都只能在權限范圍內進行操作。還可針對某些敏感的文件及文件夾進行訪問控制設置，有力保障了信息安全。與此同時，立時飛訊平臺完全涵蓋了紙質合同的內容，這就有力的保護了原始紙質合同，避免文件的污染、損壞及丟失。

實現合同的高效、安全管理，是今后北化院要長期進行的一項工作，采用立思辰先進、成熟的立時飛訊解決方案是北化院的一次有益嘗試，也是科學的發展觀的現實實踐，并且已經顯現了良好的使用感受和使用效果，今后還將在北化院其它部門進行推廣使用，除合同外增加更多的文檔類型統一放入立時飛訊文檔管理系統進行集中化管理，助力北化院信息管理的科學發展和質的飛躍，推動北化院進入數字化管理的新時代。