引言：企業為員工辦理因公出國(境)手續時，需要相關部門審批及提供所需材料，但在辦理過程中，經常會出現審批時間長、材料準備不充分等情況而影響出國，更有可能因此而錯失某個大單或者關鍵的合作機會。慧點科技因公出國(境)管理系統為企業提供了外事業務的全生命周期管理平臺，從而提高外事業務效率和外事管理水平，避免此類情況的發生。

隨著我國越來越多企業制定并落實走出去戰略，以及“一帶一路”國家戰略的推進，我國企業因公出國(境)的人員不斷增多，這對企業外事管理工作帶來了挑戰。正是為了幫助大型集團企業有效應對這些挑戰，北京慧點科技有限公司(簡稱慧點科技)推出了慧點科技因公出國(境)管理系統，旨在為集團企業的外事業務提供全生命周期的管理平臺。這也是慧點科技落實細分市場戰略的又一舉措。

不讓出境問題阻礙業務開展

談到大型集團企業在因公出國(境)管理方面面臨的挑戰，慧點科技因公出國(境)管理系統產品經理潘文凱介紹，因公出國(境)業務程序復雜、手續繁瑣、牽涉部門多，集團與下屬企業之間的數據不能共享，而且因公出國的團組和人數眾多，主管部門的工作壓力很大。不僅如此，由于缺乏管理規范和有效的管理工具，還可能出現辦理不及時，或因資料準備不充足被拒簽等情況，進而錯失某個大單或重要的合作機會。

與此同時，為了強化因公出國(境)管理，降低經費，相關部門先后出臺了一系列規定和辦法，對因公出國(境)管理提出了明確要求。如2008年的《關于進一步加強因公出國(境)管理的若干規定》(中辦發[2008]9號)、2012年的《中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于轉發中央紀委等部門<因公出國人員審批管理規定>的通知》(中辦發[2012]5號)和2013年的《財政部、外交部關于印發<因公臨時出國經費管理辦法>的通知》(財行[2013]516號)等。如何滿足有關部門在因公出國(境)方面的監管需求，也是集團企業面臨的一個挑戰。

慧點科技因公出國(境)管理系統產品經理潘文凱

潘文凱認為，在信息化應用不斷深入的背景下，企業應充分利用IT手段來建立、健全外事管理體系，規范和強化管理，提高出國(境)業務辦理效率和管理水平，為企業拓展海外業務、提升國際競爭力提供一個有效的支撐工具。

“盡管有些信息化應用較好的企業已經利用OA系統實現了因公出國(境)審批、護照管理等功能，但是此類應用功能過于單一，無法全面滿足集團企業在因公出國(境)管理方面的需求。很多集團型企業都希望借助一套功能完善的系統來輔助因公出國(境)管理，提升業務效率。”潘文凱介紹，在這一背景下，慧點科技基于對眾多大型集團企業外事管理業務的研究和信息化建設經驗，采用服務化、協同化的設計理念為企業用戶打造了一個外事管理平臺——慧點科技因公出國(境)管理系統。

支持全生命周期管理

潘文凱介紹，慧點科技因公出國(境)管理系統旨在幫助企業建立一個科學、合理的因公出國(境)管理機制，提供外事信息門戶、因公出國計劃管理、出國業務審批、外國人來華邀請函管理、證件管理等功能，為集團企業的外事業務提供全生命周期管理平臺。系統為因公出國(境)個人或團組的手續辦理提供全程電子化管理提供支撐，其中包括因公出國團組登記、任務批件生成、護照辦理、簽證辦理等相關事宜，并將申請信息上報至政府主管部門，完成團組護照、簽證辦理信息的上報工作。

系統還具有良好的兼容性和擴展性，企業可根據實際業務需要進行定制開發，還可通過集成應用模塊與外部接口集成，實現生物信息采集、授權公網自動上報等功能，為企業員工和外管理部門提供高效、暢通、便捷的因公出國(境)業務辦理通道,提升企業外事工作效率和管理水平。

慧點科技因公出國(境)管理系統架構圖

潘文凱總結說，慧點科技因公出國(境)管理系統主要具有以下六個特性：

第一，提供一站式服務。實現因公出國(境)業務全程網絡化辦理，員工可以自助填報相關資料，查詢辦理狀態及相關信息;外事主管部門在線完成護照、簽證的審批、辦理等業務，提升辦事效率。

第二，支持多級授權管理。系統提供靈活的權限和角色管理功能，用戶可根據實際管理需要，對下屬企業的用戶權限、審批規則進行分級設置、管理。

第三，支撐規范化的辦理流程。系統依據國家政策和條例的指導，結合企業外事工作制度的實際要求，設置了動態的業務辦理流程，實現對因公出國(境)業務審核審批的標準化、規范化、透明化。

第四，提供智能化的監控預警功能。系統按照中央有關政策和外事管理相關規定，設置內部預警規則，對提醒事宜進行監控、對違規行為進行分級警告，并自動發送提醒信息，實現了智能化預警監控。

第五，提供便捷的統計、查詢功能。系統支持單項查詢、組合查詢、自定義查詢等多種查詢方式，可對團組、人員、批件等要素進行綜合統計和查詢，還可將結果以Excel格式導出，高效實用。

第六，支持移動化應用。用戶可通過手機、平板電腦等移動設備登錄系統，實時獲取業務辦理狀態等相關信息。

不止于提高效率

潘文凱認為，慧點科技因公出國(境)管理系統給客戶帶來的價值主要包括以下四個方面：

首先，提升管理效率。系統為企業對因公出國(境)業務進行全生命周期管理提供支撐，有效提升業務審批和辦理效率，并且大大提高信息上報、統計和查詢的效率。

其次，形成統一、規范的管理。系統能夠有效支撐管理過程的規范化，滿足企業對因公出國(境)業務的統一管控要求，實現專業管控的體系化。

再次，強化管控、監督。相關部門能夠借助系統實現對下屬部門的監管，實現對證件的狀態監控，實現對持證人的跟蹤、出入境狀態監督。

最后，強化相關業務的協同，實現分層級、多部門的業務協作、辦理。

潘文凱透露，盡管慧點科技因公出國(境)管理系統推出的時間并不長，但是很多客戶都對該系統感興趣，并且已經有一些集團企業開始嘗試應用，取得了不錯的成效。伴隨越來越多集團企業業務的國際化發展和國家“走出去”的利好趨勢，該系統將擁有越來越廣闊的市場前景。

某國際化礦業集團就是因慧點科技因公出國(境)管理系統的受益用戶之一。該集團連續多年上榜世界500強企業，員工17.7萬人，擁有有色金屬、黑色金屬流通、黑色金屬礦業、金融、地產建設、科技六大業務中心，主要海外機構遍布全球34個國家和地區，控股8家境內外上市公司。該集團通過采用慧點科技因公出國(境)管理系統的因公出國流程、因公護照/簽證辦理申請、因公證件登記管理、外國人來華邀請函業務管理等功能，從而實現了集團出國(境)手續辦理流程的電子化，并與外交部相關系統互聯互通，提高了業務辦理效率，有效支撐了管理制度的落地。