OA系統(tǒng)經(jīng)過多年發(fā)展，已經(jīng)成為企業(yè)解決業(yè)務(wù)協(xié)同、管理問題的有效工具，承載著企業(yè)管控落地的重責(zé)。國內(nèi)集團(tuán)型企業(yè)是OA系統(tǒng)最早一批踐行者，通過早期的OA系統(tǒng)建設(shè)，企業(yè)解決了紙質(zhì)辦公方式下的低效能問題，實(shí)現(xiàn)了審批過程的電子化，在一定程度上提高了管理效率。隨著集團(tuán)企業(yè)的壯大和發(fā)展，管理制度的不斷完善，以及精細(xì)化管理理念的逐漸深入，企業(yè)不再滿足于現(xiàn)有OA系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程電子化，要求OA系統(tǒng)能夠跟上企業(yè)組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)管理以及信息技術(shù)的發(fā)展，提出了更多的業(yè)務(wù)應(yīng)用需求，一場OA系統(tǒng)的變革正在發(fā)生。

A集團(tuán)是一家大型集團(tuán)型能源企業(yè)，擁有分布在全國各地的17個(gè)大區(qū)和覆蓋各省市的200余家成員企業(yè)。早在2011年，集團(tuán)總部就采用了北京慧點(diǎn)科技有限公司的OA系統(tǒng)V4.0版。經(jīng)過4年多的應(yīng)用，慧點(diǎn)科技的OA產(chǎn)品和服務(wù)得到了集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)及各業(yè)務(wù)部門的普遍認(rèn)可，為企業(yè)管理提升奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但伴隨集團(tuán)業(yè)務(wù)發(fā)展和信息化戰(zhàn)略的深入推進(jìn)，現(xiàn)有的OA系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。A集團(tuán)的組織層級(jí)多，分子公司地域分布廣泛、信息化水平參差不齊，各類異構(gòu)系統(tǒng)分立管理，對(duì)集團(tuán)管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。A集團(tuán)希望在全集團(tuán)范圍內(nèi)推廣實(shí)施慧點(diǎn)科技OA系統(tǒng)V5.0，建立自上而下、互聯(lián)互通、統(tǒng)一靈活管控的辦公管理平臺(tái)來幫助企業(yè)管理落地，釋放集團(tuán)行政效能，統(tǒng)一管控水平。

在新OA的實(shí)施過程中，慧點(diǎn)科技的協(xié)同業(yè)務(wù)顧問本著“要為客戶解決管理難題”的工作態(tài)度，多次與A集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)和各層級(jí)的管理者展開需求溝通，確定了OA系統(tǒng)升級(jí)推廣亟待解決的四個(gè)問題。第一，使用OA系統(tǒng)后，管理者審批事務(wù)的工作量未減輕，難以把握管理重心;第二，集團(tuán)企業(yè)如何借助OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)管下的行政管理放權(quán);第三，想要優(yōu)化改善管理，卻找不到執(zhí)行過程中的癥結(jié)點(diǎn)，不能對(duì)癥下藥;第四，現(xiàn)有的OA系統(tǒng)不支持移動(dòng)辦公，辦公管理不夠便捷、高效。針對(duì)這四個(gè)方面的問題，慧點(diǎn)科技提供了對(duì)應(yīng)的解決方案。

批量審批，抓大放小

管理事務(wù)紛繁復(fù)雜，種類來源、重要度不同，企業(yè)管理者每天都在OA系統(tǒng)中履行職能、審批決策，但并不能迅速的定位到最重要、最緊急的事項(xiàng)，審批工作量依然沒有減少。如果管理者花費(fèi)同樣的精力來應(yīng)對(duì)各類審批工作，不能將主要精力投入到更為重要的業(yè)務(wù)管理上，就依然沒有找到管理的重心。如何利用OA系統(tǒng)讓審批更加便捷、高效，達(dá)成防控風(fēng)險(xiǎn)與追求效率之間的平衡，是A集團(tuán)管理者在升級(jí)OA系統(tǒng)時(shí)關(guān)注的一個(gè)問題，也是很多實(shí)施了OA企業(yè)管理者的共同困惑。

針對(duì)此問題，慧點(diǎn)科技OA系統(tǒng)提供了批量審批功能，管理者可以一次審批多個(gè)文件，批量填寫審批意見。對(duì)于那些事由簡單、重要度低的事項(xiàng)審批，管理者只要在列表中查看簡要內(nèi)容、符合一定條件便可批量審核，不用對(duì)每個(gè)文件都單獨(dú)打開辦理。抓大放小，掌握重點(diǎn)，進(jìn)一步釋放管理者的時(shí)間、精力。

權(quán)限分層，管理放權(quán)

A集團(tuán)成員企業(yè)多、業(yè)務(wù)差異大、管理架構(gòu)復(fù)雜，各級(jí)企業(yè)信息化成熟度不同，想要建立集團(tuán)統(tǒng)一、互聯(lián)互通又兼顧各自管理特點(diǎn)的OA系統(tǒng)，難點(diǎn)之一就在于對(duì)如何將企業(yè)的管理規(guī)則和權(quán)限的在系統(tǒng)中固化。A集團(tuán)希望利用新的OA系統(tǒng)達(dá)成集團(tuán)橫向協(xié)同和縱向貫穿的信息化管理目標(biāo)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)有規(guī)可循的管理放權(quán)，釋放出總部行政管理的責(zé)權(quán)利。

為此，慧點(diǎn)科技的協(xié)同業(yè)務(wù)顧問在深入研究、分析了A集團(tuán)的需求和實(shí)際情況之后，提出了在OA系統(tǒng)中權(quán)限分層的解決方案。通過在OA系統(tǒng)中固化清楚明晰的權(quán)限控制體系，A集團(tuán)總部可以在OA系統(tǒng)中授權(quán)各層級(jí)系統(tǒng)管理員對(duì)各層級(jí)組織的系統(tǒng)應(yīng)用(如組織機(jī)構(gòu)、人員、用戶角色、通訊錄、導(dǎo)航管理等)及模塊管理進(jìn)行分級(jí)維護(hù)，靈活配置權(quán)限，管理員權(quán)責(zé)統(tǒng)一。各企業(yè)可以在權(quán)限范圍內(nèi)定制自己的應(yīng)用，權(quán)限互不交叉，真正實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)管下的的管理放權(quán)。

效能統(tǒng)計(jì)，促進(jìn)改善

早期OA系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)用為A集團(tuán)總部帶來了企業(yè)行政效能的提升，卻缺乏有效的數(shù)據(jù)來量化建設(shè)效果，評(píng)估執(zhí)行力。另一方面，A集團(tuán)想要優(yōu)化管理，卻找不到執(zhí)行過程中的癥結(jié)點(diǎn)，不能對(duì)癥下藥。OA系統(tǒng)的價(jià)值不僅是簡單地將線下的業(yè)務(wù)辦理搬到線上開展，或是對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的一次性梳理和優(yōu)化，OA系統(tǒng)的更高價(jià)值而在于它對(duì)企業(yè)管理科學(xué)發(fā)展的長效支持。作為企業(yè)行政管理的主要載體，OA系統(tǒng)中的流程數(shù)據(jù)信息真實(shí)的反映出企業(yè)的行政執(zhí)行能力。如果可以對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行有效利用，將為企業(yè)決策支持、管理改善發(fā)揮更大作用。

為了解決A集團(tuán)在這方面的需求，慧點(diǎn)科技針對(duì)性提出了效能統(tǒng)計(jì)管理解決方案。通過運(yùn)用慧點(diǎn)科技效能統(tǒng)計(jì)管理平臺(tái)，可以實(shí)時(shí)監(jiān)控OA系統(tǒng)的流程狀態(tài)和處理環(huán)節(jié)，自動(dòng)采集OA系統(tǒng)中的流程運(yùn)轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)，從組織效率、人員效率、流程效率、模塊效率等方面進(jìn)行多維度分析，同時(shí)統(tǒng)計(jì)出審批節(jié)點(diǎn)的平均時(shí)長、被駁回的次數(shù)等信息，用真實(shí)的運(yùn)行數(shù)據(jù)幫助企業(yè)管理者進(jìn)行全面的績效考核和信息決策，對(duì)企業(yè)的流程和業(yè)務(wù)管理進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化。

移動(dòng)辦公，便捷溝通

隨著移動(dòng)信息化時(shí)代的到來，在移動(dòng)終端上進(jìn)行日常辦公成了必然趨勢。由于原有的OA系統(tǒng)不支持移動(dòng)辦公，員工在外出、出差時(shí)，無法通過OA系統(tǒng)及時(shí)獲知公司的發(fā)文、郵件、通知，及時(shí)進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理;領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)進(jìn)行審批決策，進(jìn)而影響辦公管理效率。OA移動(dòng)化能夠簡化內(nèi)部溝通，提升工作效率，促進(jìn)業(yè)務(wù)協(xié)同，這也成為了A集團(tuán)此次升級(jí)OA系統(tǒng)的一大應(yīng)用需求。

慧點(diǎn)科技的新OA辦公平臺(tái)提供了一個(gè)集協(xié)同辦公、移動(dòng)端起草、移動(dòng)端審批為一體的辦公環(huán)境，能夠幫助企業(yè)提高運(yùn)營效率，使內(nèi)部溝通和知識(shí)分享更加方便、快捷。慧點(diǎn)科技移動(dòng)OA系統(tǒng)在移動(dòng)端的實(shí)施方式靈活可配置，企業(yè)的系統(tǒng)管理員無需懂得復(fù)雜的后臺(tái)代碼，也可很方便的完成移動(dòng)端顯示內(nèi)容的定制化配置。

通過慧點(diǎn)科技OA系統(tǒng)的建設(shè)，A集團(tuán)達(dá)成了四個(gè)方面的管理價(jià)值目標(biāo)。第一，實(shí)現(xiàn)管理者審批事務(wù)的“抓大放小”，把握管理重心，釋放管理效能;第二，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)行政管理的“統(tǒng)一授權(quán)，分級(jí)管理”，建立有效監(jiān)管下的行政管理授權(quán)體系，解決“一統(tǒng)就死，一放就亂”的問題;第三，建立精細(xì)化管理的長效機(jī)制，不斷深化企業(yè)內(nèi)部改革;第四，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)行政事務(wù)的移動(dòng)辦公，提升辦事效率。從而進(jìn)一步提升了A集團(tuán)的管控能力和行政辦公效率，幫助企業(yè)更高質(zhì)效地實(shí)現(xiàn)經(jīng)營管理價(jià)值的達(dá)成。